Waarom OneDrive een plaats heeft in de ‘Modern Workplace’

July 28, 2017

Auteur: Yannick Reeckmans

Als je al eens gedacht hebt “ik ga dat bestand even naar mezelf doormailen, zodat ik er thuis aan kan verder werken”, heb je eigenlijk al een antwoord op deze vraag. Uiteraard zijn er meer redenen dan de voorafgaande, en gelukkig maar of het bleef een erg magere blogpost…

OneDrive vs. OneDrive voor Bedrijven

image001

Hoewel de gelijkaardige naam zijn het toch twee aparte producten, en wie kan er dat beter toelichten dan Microsoft zelf?

- OneDrive is persoonlijke onlineopslag die u bij een Microsoft-account of een Outlook.com-account krijgt. Gebruik OneDrive om documenten, foto’s en andere bestanden in de cloud op te slaan, te delen met vrienden en ook om samen aan de inhoud te werken. U kunt zelf bepalen hoe u OneDrive wilt gebruiken.

- OneDrive voor Bedrijven is onlineopslag die is bestemd voor zakelijke doeleinden. Uw OneDrive voor Bedrijven wordt beheerd door uw organisatie. Hiermee kunt u werkdocumenten delen en er samen met collega’s aan werken. Beheerders in uw organisatie bepalen wat u in OneDrive voor Bedrijven kunt doen.

Het is dus voornamelijk een verschil tussen persoonlijke bestanden (OneDrive) en persoonlijke bestanden die aan het werk gerelateerd zijn (OneDrive voor Bedrijven).
Deze laatste geeft organisaties en gebruikers meer opties naar versiebeheer, preventie van dataverlies, toegangsbeheer, etc.

OneDrive voor Bedrijven vs. Sharepoint

Beide producten worden regelmatig tegenover elkaar gezet, net alsof het gebruik van het één ook automatisch het ander uitsluit. Het blijft een en-en-verhaal, beiden zijn nodig om een volledige samenwerkingscultuur te creëren binnen je organisatie.

Samenwerken binnen SharePoint specifiek en de volledige samenwerking aanpak in Office 365 komen zeker nog aan bod in volgende blogposts en webinars. Kort samengevat dient OneDrive voor Bedrijven voor eigen bestanden, en SharePoint voor bestanden die relevant zijn voor een groep van mensen. In een tabel zou dat er als volgt uit zien:

Onedrive table

Gelukkig laten zowel SharePoint en OneDrive voor bedrijven toe om bestanden gemakkelijk te kopiëren, van OneDrive naar SharePoint of andersom. Als je dus start met een document op OneDrive, dat later relevant wordt voor je team dan kan het in een paar klikken verplaatsen!

image002

OneDrive voor Bedrijven op al je toestellen

De klassieke “persoonlijke” schijf op het bedrijfsnetwerk is de standaardoplossing geweest om bestanden centraal te bewaren, zodat ze veilig zijn voor computerfalen. Het grote nadeel was natuurlijk dat je ook enkel met de bestanden kon werken wanneer je verbonden was met datzelfde bedrijfsnetwerk. In de moderne tijd, waar werk niet hetgeen is waar je naartoe gaat maar hetgeen wat je doet, is dat natuurlijk geen aanvaardbare beperking meer.

Met OneDrive krijg je de veilige locatie om je bestanden te bewaren, maar ook de mogelijkheid om overal en altijd (wanneer er internet beschikbaar is) toegang te krijgen tot je bestanden.
In Office 365 is er een web interface voor OneDrive voor Bedrijven. Voor elk gangbaar platform is er ook een applicatie: Windows, Windows Phone, macOS, iOS en Android!

image003

Email 

Ook in Outlook 2016 en Outlook on the Web wordt OneDrive voor Bedrijven naadloos geïntegreerd. In beide applicaties is het mogelijk om bijlagen toe te voegen, rechtstreeks vanuit OneDrive voor Bedrijven. Als je bestanden nog niet op OneDrive staan, dan krijg je de mogelijkheid om deze daar te bewaren voordat je de mail verstuurd.

Verstuurde e-mails zullen dan niet langer het bestand als bijlage krijgen, maar een link naar het bestand op jouw OneDrive voor Bedrijven. Zo blijf je altijd controle houden over wie het bestand kan bekijken, en heb je nog kansen om het bestand te bewerken. Op deze manier hebben de ontvangers ook steeds de laatste versie van het document, en moet er niet de hele tijd een nieuwe versie over en weer gemaild worden!

Onedrive voor Bedrijven - Email 

Delen

Ook al is OneDrive voor Bedrijven bedoeld voor persoonlijke documenten, soms wil je toch al eens aan een document samenwerken met iemand anders. Het is mogelijk om documenten te delen met mensen in je eigen bedrijf, en je kan kiezen of deze mensen enkel leesrechten krijgen of ook de mogelijkheid krijgen om het document te wijzigen. Ook extern delen is een mogelijkheid, als dit toegelaten is door je bedrijf. Zo kan je ook samenwerken met mensen die geen deel zijn van je eigen bedrijf, bijvoorbeeld met leveranciers of klanten

 image012

Hoe starten met OneDrive voor Bedrijven in je organisatie?

Klinken deze functionaliteiten als muziek in je oren maar weet je niet hoe hieraan te beginnen? Heeft je organisatie reeds Office 365 aangekocht maar is het gebruik van OneDrive voor Bedrijven voor iedereen nog niet vanzelfsprekend? Graag zetten wij bij Infront, als digitale business partner, jullie op de juiste weg.

Maak een afspraak

Wij zorgen voor een ondersteuning van A tot Z, startende bij het bepalen van de objectieven en de succescriteria over het opzetten van een governance structuur tot het geven van opleiding aan de gebruikers en de beheerders.

Wil je meer weten hoe Infront kan zorgen voor een geslaagde uitrol van OneDrive voor Bedrijven in je organisatie, contacteer dan het Office 365 team op office365@infront.be.

Het Infront – Office 365 team

Do you know where your Office 365 is at 5 o’clock in the morning?

June 28, 2017

Author: Yannick Reeckmans

The title is of course a reference to the “Theme from discotheque” song by Samantha Fu/Soulwax, but it describes perfectly the unfamiliarity a lot of companies have with their Office 365 set up. There aren’t many internal IT departments that fully understand what they’ve bought when they got their first Office 365 licenses. If you do, thumbs up! For those who don’t, no worries, we know it’s complicated and we are here to help. Office 365 in most companies starts as a replacement for everything but the kitchen sink, and when managed incorrectly it will create even more friction and unhappiness than before. But if you know what you’ve got and use it accordingly, Office 365 is a toolset that will improve the quality of work you get done!

 

The name

Office 365 is the brand name for a set of tools and applications. Some of these are included in the most common license types (Business Premium or Enterprise E3), but others might require an additional license.
The Office brand itself is very known for the productivity applications we’ve been using for years now, like Word, Excel, PowerPoint, … so unsurprisingly Microsoft decided to reuse the name for all their cloud offerings surrounding productivity.

 

The tools

The tool set includes many applications, we’re just covering the most common ones now. In future webinars and blog posts, we plan on going deeper into the more specific workloads.

 

Office

Let’s start with eliminating the most frequent misconception about Office 365: it’s not just Word/Excel/PowerPoint “in the cloud”. It does provide a web-based version of these applications, but additionally they can still be installed on Windows or Mac OSX and they are available as mobile applications for iOS, Android and Windows Phone.

Even better, with one license these applications can be installed on up to 5 devices and are automatically kept up to date. When Microsoft decides to release a new version of Office, your users will receive it automatically. No more dealing with upgrading volume licenses or other license issues!

 

Mail and Calendar

This is probably the primary reason why a company started using Office 365. Before Office 365, it was common to host and manage your own email server and in the Microsoft world this meant installing Exchange. Between keeping Exchange updated and your users (and thus your company) protected from spam and malware, it took a lot of effort.

Migrating e-mails to the cloud is described as the easiest workload to migrate, and it provides the power of the combined cloud intelligence to protect your business from the threatening outside world.

image004

 

SharePoint

SharePoint has always been strong in the space of collaboration and document management, and this hasn’t changed in Office 365. Make your documents available for your users, whether they are in the office or working from home.
Structure them with metadata to improve governance and discoverability, which eliminates the risk of having multiple, outdated versions of a file.

Create team sites for collaborating on files (integrated with Microsoft Teams!) or beautiful publishing portals for your intranet. Simple business applications and workflows can be created with PowerApps and Flow and the Video Portal is powered by Microsoft Streams.

And with the SharePoint mobile app all this collaboration power is available on mobile devices as well!

 

image008

 

Skype

Skype provides a complete cloud VoIP and PSTN communication package. You can call and do online meetings with people in and outside of your company. This might drastically reduce time spent travelling between locations.

Combine your legacy telephone systems into one Cloud PBX system based on Skype, organize webinars that can be joined by interested persons or integrate Skype into your public website or apps for a better end user experience.

And it all happens with the best possible quality of audio and video available.

 

image011

Teams

Teams is one of the newest members in the Office 365 family, but it rapidly became very popular. It’s Microsoft’s answer to Slack, but it automatically integrates with Office 365 user accounts, groups, SharePoint sites etc. so it arguably provides more value for much less money.

Teams provides a persistent group chat feature, to talk to your colleagues and still keep the chat afterwards (as opposed to with Skype) and is considered a hub for teamwork within Office 365. It can show files located in SharePoint or meetings scheduled in Skype for Business.

 

Microsoft Teams

 

The integrations

All tools described before are seamlessly integrated with each other, which makes Office 365 such an enticing platform to use. No more silos within your organization, but an integrated experience that combines the different workloads.
They can also, without much effort, integrate with 3rd party tools, through standardized API’s and addons.

In our first webinar, we talked about some very specific integration cases between Office 365 and Dynamics 365. The webinar and presentation that were used are available on demand. 

 

The future

Office 365 plays a very important role in the Microsoft cloud strategy, and will continuously receive updates to improve the current experience or introduce new applications. Exciting new things are already around the corner, so please join us in future webinars and follow our blogs!

If you are planning to start with Office 365 or you already have Office 365 but are having difficulties introducing it into your organization, we at Infront are looking forward to offer guidance.

Please contact us via office365@infront.be to get in touch with one of our Office 365 experts!

 

The Infront – Office 365 team