Hoe helpt ClickDimensions mij om de GDPR wetgeving te respecteren?

Sinds 25 mei 2018 is de GDPR wetgeving van kracht en ontvangen we allemaal verschillende e-mails om toestemming te geven om bepaalde communicatie te blijven ontvangen. De belangrijkste data in een CRM platform zijn persoonsgegevens van klanten, prospecten, leden van een organisatie of federatie en dergelijke. Laat dit nu net het type data zijn waar de GDPR wetgeving voor in het leven geroepen is. Iedereen die gebruik maakt van Dynamics 365 is dus gebonden aan deze wetgeving.

Een belangrijk onderdeel van de GDPR wetgeving is het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens voor marketing doeleinden. Hoe kan je er nu voor zorgen dat je in lijn bent met de GDPR wetgeving met je CRM en marketingcommunicatie?

ClickDimensions

ClickDimensions is Infront’s favoriete marketing automation tool: de oplossing biedt een brede waaier aan functionaliteiten aan zoals e-mail marketing, maken van web formulieren en landing pagina’s, waarvoor je geen HTML kennis moet hebben. We hebben bij Infront een uitgebreide kennis van ClickDimensions en zijn de grootste ClickDimensions partner van de Benelux.

We zijn fan van het gebruiksgemak van ClickDimensions en van het feit dat dit helemaal geïntegreerd is in Dynamics 365: marketing gebruikers hoeven niet te wisselen van systemen en kunnen hun volledige marketing activiteiten beheren vanuit Dynamics 365!

 

Opt-in of opt-out methode?

De ClickDimensions oplossing krijgt regelmatig een update. De release van afgelopen mei biedt gebruikers de mogelijkheid de “opt-in methode” te activeren.
Dit heeft een belangrijke impact op jouw email marketing activiteiten. Standaard werkt ClickDimensions met de opt-out methode. Dit houdt volgende zaken in:

 

  1. Iedereen kan gemaild worden, tenzij de persoon een opt-out heeft. Dit kan een algemene opt-out zijn of een opt-out voor de lijst waarnaar men mailt
  2. Er is geen onderscheid tussen marketingcommunicatie en transactionele communicatie: als iemand een opt-out heeft, zal deze persoon geen enkele communicatie meer ontvangen die via ClickDimensions verzonden wordt.

De opt-in methode is in het leven geroepen om de GDPR wetgeving te respecteren en is strikter dan de opt-out methode:

 

  1. Er kan enkel gemaild worden naar personen die een toestemming (opt-in) gegeven hebben om marketingcommunicatie of een specifiek type communicatie te ontvangen. Personen die geen opt-out hebben maar ook geen opt-in hebben gegeven, zullen automatisch weerhouden worden van lijsten. Personen met een opt-out worden uiteraard ook weerhouden.
  2. Er dient aangegeven te worden of een mailing transactioneel is of commercieel (marketing). Voor transactionele e-mails wordt er geen rekening gehouden met de opt-ins en wordt er ook gemaild naar personen zonder een expliciete opt-in.

Betekent dit dat de opt-out methode niet meer bruikbaar is en je moet overschakelen? Niet noodzakelijk, ook met deze bestaande methode kan je ervoor zorgen dat je GDPR compliant bent, de opt-in methode maakt de kans op fouten of inbreuken op de GDPR wetgeving echter kleiner.

 

Web tracking: opt-out script

ClickDimensions heeft zijn web tracking scripts geüpdatet en biedt voortaan een versie aan die een bezoeker van jouw website via een pop-up toelaat om aan te geven dat hij/zij niet wenst gevolgd te worden. Dit script en de notificatie kan ook geüpdatet worden naar de huisstijl van jouw organisatie.
Als de gebruiker niet wenst gevolgd te worden, zullen er geen gegevens bijgehouden worden over zijn bezoek aan jouw website. Voor de overige bezoekers wordt er wel bijgehouden welke pagina’s iemand bezoekt.

Importeren van opt-ins

Als je kiest voor de opt-in methode betekent dit dat je enkel nog marketingcommunicatie kan verzenden naar mensen met een opt-in. ClickDimensions klanten dienen dus een opt-in campagne te doen voor ze kunnen wisselen naar de opt-in methode. Als ClickDimensions gebruikers echter al een opt-in verkregen hebben, is het ook mogelijk om deze opt-ins te importeren. Dit kan ook gebruikt worden voor offline verkregen opt-ins (zoals bijvoorbeeld tijdens een evenement).

Hoe kan je nu verder toestemming voor marketingcommunicatie capteren?

Ook na het importeren van je bestaande opt-ins, moet je uiteraard ook in de toekomst steeds de toestemming van jouw klanten en prospecten verkrijgen om deze voor marketingdoeleinden te kunnen gebruiken.
ClickDimensions heeft hiervoor verschillende functionaliteiten toegevoegd. Zo zijn er extra velden voor webformulieren bijgekomen om deze toestemming op te slaan (agree to terms) en kan dit ook gebruikt worden in campaign automations om te bepalen of iemand wel of niet door mag naar een volgende stap in een campaign automation.

Subscriptie pagina’s & subscriptie lijsten

Naast de algemene toestemming voor marketingcommunicatie en instemming met jouw voorwaarden, is het ook belangrijk dat jouw klanten en/of prospecten kunnen aangeven welke communicatie ze wensen te ontvangen. Dit kan door middel van subscriptie pagina’s en subscriptie lijsten.

Deze functionaliteit bestond al enige tijd in ClickDimensions, maar krijgt nu een strategisch belang door de GDPR wetgeving. Voortaan kan je deze bovendien niet enkel voor e-mail communicatie gebruiken, maar is deze functionaliteit ook beschikbaar voor SMS marketing!

Je beheert zelf jouw subscriptie lijsten en pagina’s waarna elke communicatie een link bevat naar een subscriptie pagina. Via deze weg kan een persoon steeds zien voor welke marketingcommunicatie (nieuwsbrief, evenementen, opleidingen, promoties) hij in het verleden al toestemming heeft gegeven en kan hij deze zelf updaten.

Enkel personen die via deze weg een toestemming voor een subscriptie lijst ingeven, kunnen in de opt-in methode gebruikt worden voor marketingcommunicatie.

The right to be forgotten – wat met alle data in Dynamics 365?

Dit blijft een complexe vraag die wel wat werk vraagt: eerst en vooral zal je moeten bepalen welke CRM data je wilt/moet verwijderen uit jouw database bij dergelijke aanvragen. Microsoft Dynamics 365 beschikt over verschillende features waarmee je dit proces kunt automatiseren. Zaken zoals ‘bulk deletion’ kunnen gebruikt worden om bepaalde data te verwijderen. Is jouw D365 oplossing sterk aangepast en heb je veel gerelateerde gegevens, dan kan het proces van gegevens verwijderen wat complexer worden.

Naast de gegevens in D365 houdt ClickDimensions ook een beperkt aantal gegevens bij (bijvoorbeeld de marketingvoorkeuren). De gegevens in D365 kan je gewoon verwijderen, voor het verwijderen van gegevens bij ClickDimensions, moet je een ticket loggen bij ClickDimensions zelf.

Zelf je marketingcommunicatie optimaliseren?

Alhoewel de GDPR wetgeving al enige tijd was aangekondigd, was het niet altijd evident om dit in de praktijk te brengen tegen 25 mei 2018. Over GDPR worden veel zaken gezegd en beweerd door verschillende partijen waardoor het niet altijd duidelijk is welke acties en procedures nu wel of niet nodig zijn. Als organisatie kan je erg ver gaan qua GDPR beleid maar het komt het er vooral op neer om enkele procedures en een intern beleid op te zetten over hoe je met persoonsgegevens om gaat en hoe je de communicatievoorkeuren van je klanten en prospecten wilt respecteren.

Infront is geen juridische partij, maar als CRM partner hebben we ons ook in deze materie verdiept en helpen we onze klanten om hun beleid in de praktijk te brengen door op een juiste en efficiënte manier gebruik te maken van Dynamics 365 en ClickDimensions functionaliteiten.

Moet je nog stappen ondernemen om in lijn te zijn met de GDPR wetgeving of heb je al enkele stappen ondernomen en wil je je huidige situatie eens bespreken met ons? Neem gerust contact met ons op en we overleggen samen hoe we jouw marketingcommunicatie naar een hoger niveau kunnen tillen!

Zijn jouw marketing activiteiten al GDPR proof?