Aandachtige gebruikers die op de nieuwste versie van Dynamics 365 CE Online zitten (v9.1) zullen misschien al gemerkt hebben dat er een nieuw lid in de familie is, namelijk Playbooks (Draaiboek in het Nederlands)!
Playbooks?
Wat zijn nu exact Playbooks? Microsoft omschrijft het zelf als het volgende: “een nieuwe mogelijkheid om organisaties te helpen herhaalbare verkoopactiviteiten te automatiseren en in te spelen op externe gebeurtenissen”. Microsoft haalt het voorbeeld aan van een belangrijke beslissingsnemer die de klant verlaat en waar Playbooks in dit geval kan helpen om eenvoudig en snel een scenario te activeren met activiteiten en taken om het probleem te verhelpen. Wat betekent dit nu concreet in de applicatie…
First Things First
Belangrijk te weten is dat Playbooks enkel beschikbaar zijn in de nieuwe Unified Interface. Klanten die al gebruik maken van Dynamics 365 v9.1 én de laatste update uitgevoerd hebben van de Dynamics 365 Sales Application via het Dynamics 365 Admin Center zullen playbooks in de Sales Hub App tevoorschijn zien komen.
Voordat je een Playbook kan gebruiken, zal je eerst categorieën moeten definiëren.
Van zodra er categorieën zijn, zal je kunnen beginnen met het aanmaken van een sjabloon. Een sjabloon is de basis die je nodig hebt om Playbooks te kunnen gebruiken op bepaalde records.
Naast een categorie en een naam, zal je ook moeten beslissen of de voortgang dient bijgehouden te worden. Indien je ervoor opteert om de voortgang bij te houden, zullen alle activiteiten die in functie van het Playbook uitgevoerd worden op bijvoorbeeld een Verkoopkans, via een Playbook record gekoppeld worden aan de Verkoopkans. Als voortgang niet bijgehouden wordt, zullen de Playbook activiteiten rechtstreeks aan de Verkoopkans gekoppeld worden (tussen de rest van de dagelijkse activiteiten), dus zonder het extra Playbook niveau.
Van zodra het sjabloon gecreëerd is, kan je starten met het definiëren van de activiteiten en het bepalen van de record types waarop het Playbook van toepassing is.Momenteel kan je Playbooks op de volgende entiteiten starten:
- Verkoopkans (Opportunity)
- Potentiële klant (Lead)
- Prijsopgave (Quote)
- Order
- Factuur (Invoice)
Het grote voordeel van Playbooks (en het grote verschil met de standaard workflows) is dat je eenzelfde Playbook op meerdere entiteiten kan laten starten.
Als laatste stap zal je ook nog 1 of meerdere activiteiten creëren die zullen uitgevoerd moeten worden in context van het playbookscenario en dan ben je klaar om het sjabloon toe te passen op relevante records. Voordat een sjabloon kan gebruikt worden, zal je het wel moeten publiceren.
Playbooks in Action
De voorbereiding is gebeurd, dus alles is klaar om de Playbooks in actie te zien!
Ga naar een record waarvoor een sjabloon is opgesteld (in ons geval een Verkoopkans) en start het draaiboek.
Van zodra je het juiste Playbook gestart hebt, zal je in de gerelateerde records het bewuste Playbook en zijn gerelateerde activiteiten terugvinden.
Van hieruit kan je de activiteiten opvolgen en afsluiten en vind je eveneens een tijdlijn met wat analytische info omtrent de acties die in functie van het Playbook uitgevoerd zijn.
Zijn alle activiteiten afgerond, dan kan je het Playbook afsluiten.
Conclusie
Met Playbooks heeft het Dynamics 365 team alweer een nieuwe manier geïntroduceerd om automatisatie op te zetten in de applicatie. De gebruiker beter begeleiden en minder tijd te laten verliezen bij bepaalde op voorhand te definiëren gebeurtenissen krijgt met deze feature een nieuwe dimensie… En zoals altijd: heb je vragen of assistentie nodig, dan kan je steeds beroep doen op ons ervaren Dynamics 365 CE team!