Branding SharePoint Online, wat is er mogelijk?

SharePoint is een prachtige oplossing om een intranet te bouwen voor een organisatie. De communicatiedienst is praktisch altijd betrokken bij de uitbouw van een intranet, en één van hun vereisten is meestal om de mogelijkheid te hebben de eigenheid van het bedrijf uit te stralen op hun nieuwe platform. In de goede oude tijd met onbeperkte IT-budgetten werd hier dikwijls een grote hoeveelheid budget voorzien om er toch maar voor te zorgen dat SharePoint er vooral niet meer uitzag als SharePoint.
Die complete aanpassing van SharePoint was een kostelijke zaak tijdens de ontwikkeling, maar ook bij een eventuele upgrade naar de volgende versie. Met dit in het achterhoofd, de beperktere budgetten en een transitie naar de cloud (waar de mogelijkheden tot aanpassingen beperkter zijn) is de reactie extremer in de andere richting: laat alles maar standaard want anders wordt het te duur.

Uiteraard ligt de waarheid in het midden, dus laten we eens bekijken wat er out-of-the-box mogelijk is binnen SharePoint Online!

Wat bepaalt er nu je brand-eigenheid in SharePoint?

Microsoft liet een onderzoek uitvoeren naar branding. Uit dit onderzoek is gebleken dat er vier kernelementen zijn die bijdragen tot de herkenbaarheid van een merk, namelijk:

  • Logo’s
  • Navigatie
  • Kleuren & lettertype
  • Structuur van de inhoud

Het resultaat toonde ook aan dat de mogelijkheden in de nieuwe, moderne interface van SharePoint te beperkt waren. Er was een nood om rond deze vier elementen meer aanpassingen te kunnen doen, om zo gebruikers meer het gevoel te geven dat ze op een platform van hun bedrijf aan het werken zijn. Microsoft is hier mee aan de slag gegaan om extra mogelijkheden ter beschikking te stellen.

Kleuren en lettertypen

SharePoint biedt de mogelijkheid om een theme te maken, dit is een combinatie van kleuren en lettertype, om zo consistent overal dezelfde branding toe te passen. Standaard worden er 6 themes met lichte kleuren aangeboden, daarnaast zijn er ook nog 2 met donkere kleuren beschikbaar en dat levert samen 120 combinaties van mogelijke kleuren op. Als er echt niks naar je zin tussen zit, dan is het ook mogelijk om een volledig eigen kleurenschema uit te werken.

Het is mogelijk om de volledige achtergrond van een pagina een specifieke kleur te geven, maar er komt ook een mogelijkheid aan om bepaalde delen van een pagina uit te lichten met een eigen achtergrondkleur. Op deze manier kan je een visuele onderverdeling maken tussen de onderdelen, of extra aandacht vestigen op een specifieke sectie!

Logo’s

De moderne look and feel van SharePoint Online laat het voorlopig enkel toe om een “vierkant” logo weer te geven boven aan een site. Uiteraard heeft niet elk bedrijf een vierkant logo, en dus zal het binnenkort mogelijk zijn om ook logo’s in andere vormen weer te geven. De hoofding van een SharePoint site is tot nu toe ook niet aan te passen, maar ook daar komt verandering in. Het zal mogelijk zijn om drie vormen van hoofding te kiezen: minimaal, compact en met een sterke merkeigenheid.

Navigatie

Een moderne SharePoint site is gebaseerd op de Team Site template of de Communication Site template. De hoofdnavigatie van een Team Site is terug te vinden als een verticale lijst in de linkse kolom, bij een Communication Site staat deze in horizontale vorm bovenaan (zie oranje kader op onderstaande screenshots). In beide gevallen is het mogelijk om met subniveau’s te werken die dan kunnen in- en uitklappen (zie groene kader op onderstaande screenshots).
Momenteel is het niet mogelijk om af te wijken van deze standaarden, eens je koos voor een Team Site had je altijd een linkse navigatie. Hier zou binnenkort verandering in komen, waardoor site beheerders de mogelijkheid gaan krijgen om de oriëntatie van de navigatie achteraf nog bij te sturen.

Het uitwerken van een consistente globale navigatie over sites heen is ook gemakkelijker geworden (vroeger enkel mogelijk via custom ontwikkelingen), tenminste als je werkt met hub sites (zie ook de blogpost “Structuur op SharePoint, een illusie?”). Op onderstaande afbeelding wordt dat weergegeven met de blauwe kader. Deze navigatie is hetzelfde voor elke site die toegevoegd is aan dezelfde hub site en zo wordt er een algemene navigatie beschikbaar.

Er komt ook eindelijk een standaardmogelijkheid aan om een “megamenu” te realiseren, waar tot voor kort altijd development voor nodig was. Een megamenu biedt de mogelijkheid om navigatielinks te groeperen en een betere densiteit aan informatie te creëren. In uitgebreide navigatiemenu’s gaan eindgebruikers op deze manier veel gemakkelijker hun weg vinden doorheen de site.

Nog zo’n feature die al heel lang gevraagd wordt om standaard beschikbaar te hebben in SharePoint is de mogelijkheid om een footer onderaan de pagina’s te voorzien. Footers komen er aan, en wel direct in drie formaten: simpel, uitgebreid en een combinatie van beiden!

Structuur van de inhoud

De laatste van vier kernelementen is het structureren van je inhoud. In de oude SharePoint konden we hiervoor page templates creëren: vaste formaten voor types van pagina’s. Zo stond gelijkaardige info steeds op dezelfde plaats over de verschillende pagina’s heen. In het moderne SharePoint hebben we deze mogelijkheid veel te lang moeten missen, steeds opnieuw met een volledige lege pagina beginnen was vooral voor content auteurs verschrikkelijk.

Gelukkig komt ook daar binnenkort verandering in met de introductie van page designs voor moderne SharePoint pagina’s. Het gaat opnieuw mogelijk zijn om verschillende standaard layouts te voorzien voor pagina’s, waardoor auteurs zich enkel moeten focussen op het invoeren van de content en niet zozeer meer op de presentatie ervan!

Conclusie

Er viel niet te ontkennen dat de mogelijkheden tot branding in het moderne SharePoint erg beperkt waren tegenover wat we gewend waren, maar ondertussen is het product aan een enorme inhaalbeweging begonnen. Op heel korte tijd gaan er veel nieuwe mogelijkheden bijkomen die het toelaten om je eigenheid uit te drukken op een SharePoint site!
Misschien wordt het nu eindelijk tijd om werk te maken van dat nieuwe intranet dat direct ook responsief en mobiel beschikbaar is?

Tijd voor een nieuw intranet?