Proficiat! Je hebt als bedrijf de beslissing genomen om Microsoft Teams te gaan gebruiken. De tool bij uitstek in de Office 365 suite om samen te werken met je collega’s. Maar wat nu?
Je hebt waarschijnlijk al eens geprobeerd om een nieuwe tool te lanceren binnen de organisatie, waarbij je overtuigd was dat die een grote meerwaarde zou bieden en enthousiast ontvangen zou worden. Om dan alleen maar te stuiten op negatieve reacties. Het resultaat? Het project is geëindigd met een sisser, de nieuwe tool afgevoerd en de gebruikers vinden wel hun eigen manier om de dingen te doen.
Om dat deze keer te vermijden, lijsten wij drie essentiële stappen op om op de juiste manier de organisatie Microsoft Teams te laten gebruiken. Let’s get started!
Zorg dat je organisatie wil veranderen
We hebben het al zo vaak gezien: een IT-afdeling die een nieuwe tool koste wat kost bij zijn gebruikers aan de man of vrouw wil brengen. Als de gebruikers hier geen waarde in zien, is dit echter gedoemd om te mislukken. Een succesvolle verandering start vanuit de organisatie, van bij de gebruikers die de tools zullen gebruiken.
In elk bedrijf vinden we enthousiastelingen op het vlak van technologie. Dit zijn de mensen die zelf op ontdekking gaan, als eerste nieuwe tools willen gebruiken en soms de regels buigen of de grenzen opzoeken van wat wel en niet kan/mag. Het zijn de personen bij wie de helpdesk met de ogen rolt als ze een ticket krijgen, want hun vragen zijn meestal niet eenvoudig op te lossen. Ze kunnen een doorn in het oog zijn als ze je tegenwerken, maar als partner zijn ze van onschatbare waarde.
Laat deze “innovators” of “early adopters” als eerste kennismaken met Microsoft Teams en hun collega’s ervoor warm maken. Het Teams-virus zal zich als een lopend vuurtje door de organisatie verspreiden. Meteen heb je ook een bron van feedback die je kan meenemen bij het bepalen van je visie en strategie.
Anderzijds zal je ook detractors tegenkomen die geen interesse hebben in de nieuwe tool en je actief gaan tegenwerken. Het is belangrijk hen niet te negeren, maar juist hun feedback te aanvaarden, te begrijpen waar deze vandaan komt en er een antwoord op te bieden. Gebruik ook de negatieve feedback om Teams en je user adoption proces op een positieve manier te verbeteren. Geen klant is zo trouw als de klant die met een klacht naar je toekomt en met een glimlach weer vertrekt.
Stel je team samen
De juiste mensen op de juiste plaats, een onmisbare factor voor succes. Om Teams binnen de organisatie uit te rollen hebben we ook een team van mensen nodig die dit in goede banen zullen leiden: de Governance Board.
In de Governance Board zetelen zowel IT als business profielen vanuit alle niveaus van de organisatie. Samen bepalen ze de visie, strategie, het communicatie- en opleidingsplan, volgen ze de uitrol op en kijken ze na lancering na of de tool gebruikt wordt zoals voorzien.
Daarnaast hebben we ook een team van mensen nodig die visie naar de organisatie zullen uitdragen, een groep ambassadeurs die dichtbij de gebruikers staan en hen in zich kunnen verplaatsen. Dit zijn de early adopters waar we al eerder van spraken. Door hen officieel de rol van ambassadeur te geven kan je hen dichter betrekken bij het project en bepaalde verantwoordelijkheden geven. Bijvoorbeeld opleiding geven en eerste hulp zijn voor hun collega’s bij vragen over Teams.
Ambassadeurs die dicht bij gebruikers staan, krijgen ook uit eerste hand te horen wat er leeft. Zij zullen sneller dan de IT-afdeling weten welke klachten er zijn, hoe gebruikers Teams als positief ervaren, welke noden nog niet beantwoord zijn, etc. Door een feedback kanaal op te zetten dat via de ambassadeurs naar de Governance Board loopt en enkele ambassadeurs mee op te nemen in de Governance Board, kunnen we inspelen op wat er leeft onder de gebruikers, zowel tijdens het project als erna.
Ga na of de organisatie er klaar voor is
Microsoft Teams is een cloud applicatie. Fijn, want dat betekent dat je vanop elk toestel met een browser en internetverbinding de tool kan gebruiken. Dit betekent echter ook dat je infrastructuur en organisatie in het algemeen klaar moeten zijn om Teams te beginnen gebruiken.
Kan je netwerk het verkeer van Microsoft Teams aan? Heb je een fail-over internetlijn? Zijn de routers en firewalls correct geconfigureerd? Wat met Quality of Service bij Voice over IP (VoIP)? Dit zijn allemaal vragen die moeten beantwoord worden, en vlakken waarop eventueel nog een aanpassing dient te gebeuren alvorens over te schakelen naar de nieuwe applicatie.
Naast de infrastructuur zijn ook de mensen belangrijk. Is het management klaar voor de mogelijkheden die een applicatie zoals Teams biedt, bijvoorbeeld mobiel werken, flexibele uren en informele communicatie? Staan de gebruikers hiervoor open, of houden ze vast aan een 9 tot 5 mentaliteit waarbij de sectie “werk” afgesloten wordt zodra ze kantoor verlaten?
“Work anytime, from anywhere” is niet voor iedereen een aantrekkelijke gedachte, en grenzen moeten kunnen gesteld worden. Maar een bepaalde openheid moet er wel zijn, of gecreëerd worden, om Teams succesvol uit te rollen.
Conclusie
Microsoft Teams is een krachtige applicatie die veel voordeel kan bieden aan je werknemers. Daarom is het belangrijk te verzekeren dat ze succesvol in de organisatie gelanceerd wordt. Door de verandering te trekken vanuit de organisatie, vanuit de gebruikers, de juiste mensen in te zetten gedurende het project en te zorgen dat de organisatie er zowel technisch als professioneel klaar voor is, wordt het succes van een uitrol zo goed als verzekerd!
Waar wacht je nog op?