Blog

Structuur op SharePoint, een illusie?

Jarenlang was het één van de meest gebruikte manieren om structuur te brengen op een SharePoint intranet: subsites. We starten met één SharePoint site, de landingspagina, en hieronder creëren we nog een site en daaronder nog een site en nog een site.
Met het oog op een consistente navigatie en consistente branding was dat de meest voor de hand liggende oplossing, zodat het voor de eindgebruiker aanvoelt als één geheel. Achterliggend maakte dat een aantal zaken complexer: security en functionaliteiten, wat als een subsite moest veranderen van locatie, etc.

SharePoint consultants wisten van de voor- en nadelen van subsites en lange tijd veranderde er – op dat vlak – ook niets, tot de aankondigingen op Microsoft Ignite! Ignite is één van de grootste Microsoft events waar een week lang alle producten van Microsoft aan bod komen, met nieuwe feature aankondigingen en diepgaande sessies.

In 2015 kregen we de moderne look en feel in document bibliotheken, de eerste grote fundamentele wijziging aan het uitzicht van SharePoint. De rest van de site kreeg de moderne make-over een jaar later, op Ignite 2016. Maar hier kwam de aap uit de mouw: deze nieuwe look en feel was niet beschikbaar op subsites!
Moeilijke situatie natuurlijk: moderne features, maar geen structuur of toch op de ‘oude’ manier blijven verder werken? Ook Microsoft kwam niet echt met een verklaring of standpunt in deze kwestie.

Subsites are the spawn of the devil

Op Ignite 2017 werd het allemaal duidelijk, met uitspraken als “subsites are the spawn of the devil” en “the world is flat” bekenden ze eindelijk kleur. Geen diepe site structuren meer, maar alles op hetzelfde niveau naast elkaar. Subsites zullen dus niet snel de moderne make over krijgen.

Het was gelukkig niet enkel een nieuwe manier van denken, er kwam ook een alternatief voor de fysieke subsite structuur: SharePoint Hub Sites.

Wat is dat nu, een Hub Site?

Een Hub Site is een normale “modern” SharePoint site, die dienstdoet als topniveau. Andere SharePoint sites kunnen hieraan gelinkt worden, op deze manier wordt er dan een “virtuele subsite structuur” opgezet.

Momenteel kan deze structuur enkel één niveau diep zijn, maar levert het wel al de volgende mooie features:

  • De Hub Site navigatie wordt ook beschikbaar op alle gelinkte sites, dit zorgt voor een consistente navigatie tussen de verschillende SharePoint sites
  • De Hub Site theme (kleuren/branding) wordt naar alle gelinkte sites doorgetrokken
  • Activiteiten die op de gelinkte sites gebeuren of nieuws dat er gepost wordt, wordt ook geaggregeerd op de Hub Site. Een mooi overzicht van wat er zich binnen de Hub afspeelt.
  • Op de Hub Site zal er de mogelijkheid zijn om te zoeken door alle gelinkte SharePoint sites.

De mogelijkheden zijn eindeloos, denk bijvoorbeeld aan een overzichtssite voor het departement Research and Development. Als we hier een Hub Site van maken, en we linken alle projecten van R&D aan deze Hub Site dan biedt dit een gemakkelijke navigatie en een mooi dashboard!

Hoe werkt het?

Iedere beheerder van een moderne SharePoint site kan deze site toevoegen aan een Hub Site, maar het aanmaken van een Hub Site is enkel weggelegd voor de systeembeheerders via PowerShell. Een site beheerder kan dan zijn Site linken aan de Hub Site, of later ook opnieuw linken aan een andere Hub Site.

Deze nieuwe functionaliteit zou tegen eind april voor iedere Office 365 klant beschikbaar moeten worden. Wetende dat de Hub Site functionaliteit komt, is het nu de ideale moment om het mee in rekening te brengen bij het uitwerken van een nieuwe architectuur voor SharePoint!

Meer weten over Sharepoint Hub Sites?