Blog

Waarom OneDrive een plaats heeft in de ‘Modern Workplace’

Als je al eens gedacht hebt “ik ga dat bestand even naar mezelf doormailen, zodat ik er thuis aan kan verder werken”, heb je eigenlijk al een antwoord op deze vraag. Uiteraard zijn er meer redenen dan de voorafgaande, en gelukkig maar of het bleef een erg magere blogpost…

OneDrive vs. OneDrive voor Bedrijven

Hoewel de gelijkaardige naam zijn het toch twee aparte producten, en wie kan er dat beter toelichten dan Microsoft zelf?

  • OneDrive is persoonlijke onlineopslag die u bij een Microsoft-account of een Outlook.com-account krijgt. Gebruik OneDrive om documenten, foto’s en andere bestanden in de cloud op te slaan, te delen met vrienden en ook om samen aan de inhoud te werken. U kunt zelf bepalen hoe u OneDrive wilt gebruiken.
  • OneDrive voor Bedrijven is onlineopslag die is bestemd voor zakelijke doeleinden. Uw OneDrive voor Bedrijven wordt beheerd door uw organisatie. Hiermee kunt u werkdocumenten delen en er samen met collega’s aan werken. Beheerders in uw organisatie bepalen wat u in OneDrive voor Bedrijven kunt doen.

Het is dus voornamelijk een verschil tussen persoonlijke bestanden (OneDrive) en persoonlijke bestanden die aan het werk gerelateerd zijn (OneDrive voor Bedrijven).
Deze laatste geeft organisaties en gebruikers meer opties naar versiebeheer, preventie van dataverlies, toegangsbeheer, etc.

OneDrive voor Bedrijven vs. Sharepoint

Beide producten worden regelmatig tegenover elkaar gezet, net alsof het gebruik van het één ook automatisch het ander uitsluit. Het blijft een en-en-verhaal, beiden zijn nodig om een volledige samenwerkingscultuur te creëren binnen je organisatie.
Samenwerken binnen SharePoint specifiek en de volledige samenwerking aanpak in Office 365 komen zeker nog aan bod in volgende blogposts en webinars. Kort samengevat dient OneDrive voor Bedrijven voor eigen bestanden, en SharePoint voor bestanden die relevant zijn voor een groep van mensen. In een tabel zou dat er als volgt uit zien:

Gelukkig laten zowel SharePoint en OneDrive voor bedrijven toe om bestanden gemakkelijk te kopiëren, van OneDrive naar SharePoint of andersom. Als je dus start met een document op OneDrive, dat later relevant wordt voor je team dan kan het in een paar klikken verplaatsen!

OneDrive voor Bedrijven op al je toestellen

De klassieke “persoonlijke” schijf op het bedrijfsnetwerk is de standaardoplossing geweest om bestanden centraal te bewaren, zodat ze veilig zijn voor computerfalen. Het grote nadeel was natuurlijk dat je ook enkel met de bestanden kon werken wanneer je verbonden was met datzelfde bedrijfsnetwerk. In de moderne tijd, waar werk niet hetgeen is waar je naartoe gaat maar hetgeen wat je doet, is dat natuurlijk geen aanvaardbare beperking meer.
Met OneDrive krijg je de veilige locatie om je bestanden te bewaren, maar ook de mogelijkheid om overal en altijd (wanneer er internet beschikbaar is) toegang te krijgen tot je bestanden.
In Office 365 is er een web interface voor OneDrive voor Bedrijven. Voor elk gangbaar platform is er ook een applicatie: Windows, Windows Phone, macOS, iOS en Android!

Email

Ook in Outlook 2016 en Outlook on the Web wordt OneDrive voor Bedrijven naadloos geïntegreerd. In beide applicaties is het mogelijk om bijlagen toe te voegen, rechtstreeks vanuit OneDrive voor Bedrijven. Als je bestanden nog niet op OneDrive staan, dan krijg je de mogelijkheid om deze daar te bewaren voordat je de mail verstuurd.
Verstuurde e-mails zullen dan niet langer het bestand als bijlage krijgen, maar een link naar het bestand op jouw OneDrive voor Bedrijven. Zo blijf je altijd controle houden over wie het bestand kan bekijken, en heb je nog kansen om het bestand te bewerken. Op deze manier hebben de ontvangers ook steeds de laatste versie van het document, en moet er niet de hele tijd een nieuwe versie over en weer gemaild worden!

 

Delen

Ook al is OneDrive voor Bedrijven bedoeld voor persoonlijke documenten, soms wil je toch al eens aan een document samenwerken met iemand anders. Het is mogelijk om documenten te delen met mensen in je eigen bedrijf, en je kan kiezen of deze mensen enkel leesrechten krijgen of ook de mogelijkheid krijgen om het document te wijzigen. Ook extern delen is een mogelijkheid, als dit toegelaten is door je bedrijf. Zo kan je ook samenwerken met mensen die geen deel zijn van je eigen bedrijf, bijvoorbeeld met leveranciers of klanten

Hoe starten met OneDrive voor Bedrijven in je organisatie?

Klinken deze functionaliteiten als muziek in je oren maar weet je niet hoe hieraan te beginnen? Heeft je organisatie reeds Office 365 aangekocht maar is het gebruik van OneDrive voor Bedrijven voor iedereen nog niet vanzelfsprekend? Graag zetten wij bij Infront, als digitale business partner, jullie op de juiste weg. Wij zorgen voor een ondersteuning van A tot Z, startende bij het bepalen van de objectieven en de succescriteria over het opzetten van een governance structuur tot het geven van opleiding aan de gebruikers en de beheerders.

Wil je meer weten hoe Infront kan zorgen voor een geslaagde uitrol van OneDrive voor Bedrijven in je organisatie, contacteer dan het Office 365 team op office365@infront.be.