Blog

Weet jij waar je Office 365 is om 5u in de ochtend?

De titel refereert uiteraard naar “Theme from discotheque”, een song van Samantha Fu/Soulwax maar beschrijft ook perfect de onbekendheid die vele bedrijven hebben met hun Office 365 omgeving. Er zijn niet veel interne IT-afdelingen die volledig begrijpen wat ze gekocht hebben, toen ze hun eerste Office 365 licenties kregen. Goed voor jou als het omgekeerde waar is! Geen nood voor de anderen, wij weten dat het ingewikkeld is en zijn er om te helpen.

In de meeste bedrijven start Office 365 als een vervangen voor van alles en nog wat, maar bij incorrect beheer en introductie zal het meer wrijving en ongenoegen opwekken dan ervoor. Aan de andere kant, als je weet wat je hebt en het gebruikt zoals het hoort dan is Office 365 een tool die de kwaliteit van het werk gevoelig verhoogd!

De naam

Office 365 is de overkoepelende merknaam voor een set van applicaties. Het grootste deel van deze applicaties zijn inbegrepen in de meest verkochte licenties (Business Premium of Enterprise E3/E5), maar sommige vereisen misschien nog een additionele licentie.
Het Office merk op zichzelf is erg gekend voor de productiviteitsapplicaties die iedereen al jaren gebruikt, waaronder Word, Excel, PowerPoint, … Het is dan ook niet verrassend dat Microsoft beslist heeft om de naam te hergebruiken voor hun cloud gebaseerd aanbod rond productiviteit.

De applicaties

Office 365 omvat heel erg veel applicaties, in deze blog behandelen we enkel de meest gebruikte. In toekomstige webinars en blogpost plannen we om dieper in te gaan op al de verschillende applicaties.

Office

Eerst en vooral helpen we de grootste misvatting rond Office 365 uit de wereld: het is niet gewoon Word/Excel/PowerPoint “in the cloud”. Er is inderdaad een web gebaseerde versie van deze applicaties beschikbaar, maar ze kunnen nog steeds geïnstalleerd worden op Windows/macOS en ze zijn beschikbaar als mobile applicaties voor iOS, Android en Windows Phone.

Het wordt nog beter: met één licentie voor Office 365 kunnen deze applicaties geïnstalleerd worden op maximaal vijf toestellen en ze blijven automatisch up to date! Wanneer Microsoft beslist om een nieuwe versie van Office uit te brengen, dan krijgen je gebruikers deze automatisch. De tijd van upgraden van volume licentie en andere licentieproblematiek is voorbij!

E-mail en Agenda

E-mail en Agenda zijn waarschijnlijk de belangrijkste redenen waarom bedrijven switchen naar Office 365. Voor Office 365 moest iedere organisatie zelf zijn emailserver beheren, en in de Microsoft wereld betekende dat het installeren en onderhouden van een Exchange server. Installeren, het geüpdatet houden van Exchange en je gebruikers beschermen voor spam en malware was een tijdrovende bezigheid voor het IT-departement en vergde veel inspanning.
Het migreren van e-mails naar de cloud wordt wel eens beschreven als de gemakkelijkste applicatie om te migreren, en het geeft de kracht van de intelligente cloud om je organisatie te beschermen tegen de bedreigingen van de buitenwereld.

SharePoint

SharePoint is altijd sterk geweest in documentbeheer en als samenwerkingsplatform, dit is uiteraard niet veranderd in Office 365. Documenten beschikbaar stellen aan je gebruikers, of ze nu op kantoor zijn of van thuis uit aan het werken zijn. Samenwerken met je collega’s vanop welke plek dan ook is waar het in het Nieuwe Werken om draait.

Geef structuur aan je documenten met metadata om het beheer en de terugvindbaarheid te verhogen. Dat beperkt dan op zijn beurt de risico’s die verbonden zijn aan het hebben van meerdere, verouderede versies van een bestand.

Je kan ook team sites maken voor samenwerking (geïntegreerd met Microsoft Teams) of prachtige publicatieportalen voor je intranet. Eenvoudige business applicaties en workflows kunnen dan weer uitgewerkt worden met PowerApps en Flow, en het Video portaal is aangestuurd door Microsoft Stream!

Dankzij de SharePoint mobiele applicatie zijn al deze krachtige samenwerkingsfunctionaliteiten ook beschikbaar op mobiele toestellen!

Skype for Business

Skype for Business omvat een volledig pakket rond cloud VoIP en PSTN. Je kan bellen en online meetings houden met mensen binnen en buiten je organisatie. Dit kan een drastische impact hebben op tijd die normaliter gespendeerd wordt aan het reizen tussen verschillende locaties.

Het is ook mogelijk om je klassieke telefoonsystemen te integreren in één Cloud PBX gebaseerd op Skype for Business, om webinars te organiseren voor geïnteresseerden of Skype te integreren op je publieke website of in je applicaties om je gebruikers een betere ervaring aan te bieden.

En dit alles met de best mogelijke audio en videokwaliteit.

Teams

Teams is één van de nieuwste telgen in de Office 365 familie, maar is op korte termijn al heel populair geworden. Het is het antwoord van Microsoft op Slack, met als voordeel dat het automatisch connecteert met de Office 365 gebruikers, groepen, SharePoint sites, etc. dus je kan zeggen dat het beduidend meer waarde oplevert en voor een pak minder geld.

Teams zorgt voor een persistente groep chat functionaliteit, praat met je collega’s en achteraf blijft de chat bewaard (in tegenstelling tot Skype), en wordt beschouwd als een hub voor teamwerk binnen Office 365. Daarnaast kan het ook nog bestanden vanuit SharePoint weergeven, laat het je meetings voor Skype zien en is het uitbreidbaar via bots en eigen ontwikkelingen.

De integraties

Alle hierboven beschreven applicaties zijn naadloos met elkaar geïntegreerd, wat van Office 365 een interessant platform maakt om te gebruiken. Geen silo’s meer in je organisatie, maar een geïntegreerde belevenis die de verschillende applicaties combineert.
Zonder veel moeite kunnen ook applicaties van externe partijen gekoppeld worden, via een set van gestandaardiseerde API’s en add-ons.

In onze eerste webinar, hebben we een aantal heel specifieke integratie scenario’s tussen Office 365 en Dynamics 365 behandeld. Een opname van deze webinar is beschikbaar hier en de slides zijn hier terug te vinden.

De toekomst

Office 365 speelt een heel belangrijke rol in de cloud strategie van Microsoft, en zal continu updates krijgen om de huidige beleving te verbeteren of om nieuwe applicaties te introduceren. Opwindende nieuwe zaken staan klaar om uitgebracht te worden, dus volg onze toekomstige webinars en lees de blogs!

Wil je graag starten met Office 365 of heb je reeds Office 365 maar ondervind je moeilijkheden om het uit te rollen in je organisatie? Graag voorzien wij als Infront de nodige begeleiding.

Contacteer ons op office365@infront.be om in gesprek te komen met één van onze Office 365 experten!