Flow en PowerApps: openstellen voor iedereen?

Als je organisatie een Enterprise Office 365-licentie heeft, dan is de kans groot dat de meeste medewerkers toegang hebben om Flows & PowerApps te maken. Beiden zijn namelijk standaard ingeschakeld voor alle medewerkers. De knop voor Flow & PowerApps is zichtbaar in SharePoint, Excel en Teams, en ook alle beschikbare connectoren (inclusief sociale media en persoonlijke opslag) zijn standaard toegankelijk.

Een aantal van onze klanten wensten toch wat meer controle uit te oefenen, om zo beter te begrijpen welke impact beide services hebben op hun dagelijkse werking. We gaan even bekijken waarom je Flow & PowerApps zou willen uitschakelen, en welke mogelijkheden er zijn om deze controle wat meer granulair uit te voeren.

Waarom overwegen organisaties om Flow & PowerApps uit te schakelen?

Er zijn drie veelvoorkomende argumenten om Flow & PowerApps uit te schakelen, als we praten met organisaties over een uitrol en beheer van deze services:

  • Verhoogde impact op IT-afdeling en supportmedewerkers
  • Bedrijfskritische apps die niet door professionele ontwikkelaars gemaakt zijn
  • Verlies van controle door IT-afdeling

Verhoogde impact op IT-afdeling en supportmedewerkers

Bedrijven hebben schrik dat er een verhoogde druk komt op de IT-afdeling en supportmedewerkers wanneer iedereen zomaar kan starten met het aanmaken van Flows & PowerApps. Uiteraard, wanneer dit gebeurt zonder omkadering en uitleg, valt er te verwachten dat er meer ondersteuning nodig zal zijn vanuit de IT-afdeling.

Er gaan nieuwe vragen komen rond deze services, waar een antwoord op zal moeten komen, terwijl de IT-afdeling ook niet noodzakelijk expert zijn in deze nieuwe functionaliteiten. Ook zal het leiden tot aanvragen voor applicaties gebouwd op dit platform, door afdelingen die niet de mogelijkheid hebben om ze zelf te ontwikkelen.

Bedrijfskritische apps die niet door professionele ontwikkelaars gemaakt zijn

De instap om een Flow of PowerApp te maken is klein dankzij de enorme hoeveelheid aan informatie die beschikbaar is om het zelf aan te leren. Hierdoor kan een medewerker succesvol een eenvoudige app aanmaken, die snel populair kan worden. Voor je het weet evolueert deze naar een bedrijfskritische applicatie waar de IT-afdeling van verondersteld wordt dat ze de support en ondersteuning op zich nemen. Dergelijke eenvoudige apps gaan gewoonlijk niet door de klassieke ontwikkelingslevenscyclus met grondige tests, versiebeheer enzomeer… Als er dan iets mis gaat in de applicatie, kan de impact op langere termijn erg groot zijn.

Verlies van controle door IT-afdeling

In een standaardsituatie, zonder bijsturingen, worden alle Flows & PowerApps bewaard in de default omgeving. Iedereen die dan eens probeert om een PowerApp te maken of eens wil spelen met Flow, gaat dus zijn data bewaren in deze omgeving. Uiteindelijk leidt dat tot een wildgroei van Flows & PowerApps waaruit het niet meer duidelijk is welke probeersels zijn en welke echt in gebruik zijn om bedrijfsprocessen te ondersteunen.

Reality check: is het nu dan beter?

De toegang tot Flow & PowerApps afsluiten is een begrijpelijke, maar misschien wel extreme, reactie op bovenstaande pijnpunten. Het afsluiten van de ene service wil niet noodzakelijk zeggen dat de kern van het probleem ook van de baan is. Wanneer medewerkers een nood hebben dan zullen ze wel op zoek gaan naar een oplossing, gebruikmakend van de technologie die ze reeds kennen, om hun dagelijkse activiteiten te stroomlijnen.

Perfecte voorbeelden hiervan zijn Microsoft Access en Microsoft Excel. Medewerkers gebruiken ze om eenvoudige apps te maken: van simpele formulieren tot zelfs complete administratieprocessen. Een groot deel van deze Excel-bestanden bevat bedrijfsgegevens, bedrijfsprocessen, regels, logica en berekeningen. De spreadsheets worden meestal niet centraal bewaard en beheerd, en ze worden gewoonlijk erg losjes gedeeld onder de betrokken werknemers.

Wanneer er hierbij iets misgaat of wanneer de auteur de organisatie verlaat, wordt er ook naar de IT-afdeling gekeken om controle te nemen over de situatie. IT-afdelingen hebben meestal geen duidelijk zicht over het aantal Access-databases en Excel-bestanden die in omloop zijn binnen de organisatie, en welke belangrijk zijn voor de medewerkers.

De pijnpunten blijven hetzelfde, maar Flow & PowerApps maken het wel mogelijk voor de IT-afdeling om inzicht te krijgen in de applicaties die door de werknemers zelf ontwikkeld worden waar dat met Access en Excel bestanden vele malen moeilijker is.

Inschakelen: controle uitoefenen op gebruik Flow & PowerApps

Het Admin Center voor Flow & PowerApps biedt een aantal mogelijkheden om wat meer controle uit te oefenen over de applicaties die gemaakt worden. Beheerders krijgen een overzicht van alle Flows & PowerApps binnen de organisatie, met de bijbehorende statistieken.


Ze kunnen ook data policies opstellen, waarmee de connectoren binnen Flow & PowerApps beter gereguleerd worden. Op deze manier kunnen ze er voor zorgen dat sommige connectoren niet gebruikt kunnen worden, of dat een combinatie van connectoren niet mogelijk is binnen dezelfde Flow of PowerApp. Dit kan bijvoorbeeld door de Outlook en Dropbox connector niet te combineren: dit blokkeert de mogelijkheid voor gebruikers om e-mails automatisch naar DropBox te verzenden.

Een andere, zeer belangrijke functionaliteit is de mogelijkheid om verschillende omgevingen aan te maken. Flow & PowerApps kunnen georganiseerd worden in deze omgevingen, waarbij sommige meer gecontroleerd worden dan andere. Alle zelfgecreëerde applicaties zitten bijvoorbeeld in één omgeving, waarbij de officiële IT-gecreëerde applicaties zich in een andere omgeving bevinden.

De IT-afdeling heeft er dus alle belang bij om medewerkers te overtuigen om hun Excel en Access applicaties om te zetten naar Flow & PowerApps, zodat ze een beter overzicht krijgen van wat er rond gaat binnen de organisatie.

Nog enkele aanbevelingen om Flow & PowerApps beter te controleren of te beheren:

  • Maak subsets van medewerkers met verschillende toegangsrechten.
  • Maak een mechanisme om toegang te verlenen tot PowerApps en Flow.
  • Stel duidelijke verwachtingen voor ondersteuning. Bijvoorbeeld: als medewerkers hun eigen PowerApp of Flow maken zonder toestemming, wordt deze niet ondersteund door de IT-afdeling.
  • Verwijder PowerApps of Flows van auteurs die niet op de ‘Allow List’ staan.

Klaar voor een organisatie wijde uitrol van Flow & PowerApps?

Het is een grote verschuiving in het denken van de IT-afdelingen om medewerkers toegang te geven tot hulpmiddelen die vroeger enkel voor professionele ontwikkelaars toegankelijk waren. Daar staat tegenover dat medewerkers met tools zoals Access, Excel en andere Cloud services reeds proberen hun problemen op te lossen, en deze applicaties zijn veel moeilijker te controleren.

Het beheer van Flows & PowerApps is eenvoudig dankzij de beschikbaarheid van beheerhulpmiddelen, sjablonen, rapporten en beheerdersconnectoren in het Admin Center van Microsoft 365. Medewerkers op een gecontroleerde en georganiseerde manier toegang geven tot Flow & PowerApps zorgt ervoor dat :

  • Business kennis beter wordt benut
  • IT niet langer een bottleneck is
  • Apps beter worden beveiligd
  • Er verbeterde verantwoordelijkheid en transparantie is voor elke app
  • App-auteurs duidelijk geïdentificeerd kunnen worden

Natuurlijk komt dit alles niet vanzelf, Rome is ook niet op één dag gebouwd. Rustig aan opbouwen, met de juiste begeleiding en stap voor stap openstellen naar meer gebruikers om zo een succesvol resultaat te bereiken. Ga ervoor!

Waar wacht je nog op?